¿VIÁTICOS EXENTOS DE ISR?: REGLAS FISCALES PARA PAGOS DE NÓMINA.

¿VIÁTICOS EXENTOS DE ISR?: REGLAS FISCALES PARA PAGOS DE NÓMINA.

Los conceptos de viáticos son fundamentales en el manejo contable y fiscal de las relaciones laborales en México. Este artículo explica su tratamiento conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social (LSS), la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y los criterios jurisdiccionales más recientes.

¿Qué son los viáticos?

Según la tesis de jurisprudencia con registro digital 393372, los viáticos no forman parte del salario. Son cantidades que el patrón entrega al trabajador para cubrir gastos de transporte, hospedaje y alimentación cuando debe desempeñar funciones fuera de su domicilio habitual. Por lo tanto, no constituyen una contraprestación por el trabajo, sino una forma de resarcir gastos extraordinarios.

El artículo 84 de la LFT excluye a los viáticos del concepto de salario. Y el artículo 27 de la LSS aclara que el salario base de cotización incluye todas las percepciones por el trabajo, pero no los viáticos.

Requisitos fiscales para que los viáticos sean deducibles:

1. Fundamento: Tesis IX-J-2aS-67. 

Debe SER UN GASTO ESTRICTAMENTE INDISPENSABLE para la actividad del contribuyente.

• Aunque los viáticos se registren en una cuenta genérica como “Gastos de viaje”, siguen siendo deducibles si están comprobados y relacionados con la actividad de la empresa, como visitas a clientes o capacitación. Lo importante no es el nombre de la cuenta contable, sino que el gasto sea necesario y justificado para operar el negocio.

2. Fundamentos: Tesis de Jurisprudencia con Registro digital 393372; Código Civil Federal, artículo 29.; y Ley del Impuesto Sobre la Renta, articulo 93, fracción XVII. 

Que el trabajador se vea en la necesidad permanecer fuera del lugar de su residencia, mediante encomienda erogada en servicio del patrón.

• Art. 29. “El domicilio de las personas físicas es el lugar donde residen habitualmente… Se presume que una persona reside habitualmente en un lugar, cuando permanezca en él por más de seis meses“. 

3. Fundamentos: Ley del Impuesto Sobre la Renta, artículos 28 fracción V y 93, fracción XVII.; Y, Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, artículo 152. 

a. Reglas para deducción. Art. 28, fracción V. 

Viáticos o gastos de viaje no son deducibles cuando:

No se destinan a:

• Hospedaje
• Alimentación
• Transporte
• Uso o goce temporal de automóviles y Pago de kilometraje
• Si el beneficiario lo realiza dentro de un radio de 50 km que circunde el establecimiento del contribuyente.

El beneficiario no tiene:

• Relación laboral con el contribuyente (Título IV, Cap. I), o
• No presta servicios profesionales.

No están amparados con:

• CFDI (comprobante fiscal) en México, o
• Documentación comprobatoria en el extranjero.

b) Límites de deducción

Alimentación:

• Hasta $750 MXN diarios en México (por cada beneficiario)
• Hasta $1,500 MXN diarios en el extranjero (por cada beneficiario) y el contribuyente acompañe el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria que ampare el hospedaje o transporte.
• Cuando a la documentación que ampare el gasto de alimentación el contribuyente únicamente acompañe el comprobante fiscal relativo al transporte, la deducción a que se refiere este párrafo sólo procederá cuando el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito de la persona que realiza el viaje.

Automóvil (uso o goce temporal + gastos relacionados):

• Hasta $850 MXN diarios (México o extranjero)
• Con comprobante de hospedaje o transporte

Hospedaje en el extranjero (no señala montos máximos en hospedaje nacional):

• Hasta $3,850 MXN diarios
• Con comprobante de transporte

Para seminarios o convenciones (nacional y extranjero):

• Si el comprobante fiscal o documentación comprobatoria que respalda esa cuota no desglosa el monto específico que corresponde a los gastos de viaje (como transporte, hospedaje, etc.), entonces no se podrá deducir el monto total de los viáticos de esa cuota.
• Si no se desglosa el monto de los viáticos, solo podrás deducir la parte correspondiente a los gastos de alimentación, hasta el límite establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta (en este caso, $750 diarios en México y $1,500 diarios en el extranjero).
• Cualquier diferencia que resulte, es decir, el monto que supere el límite mencionado o lo que no esté específicamente relacionado con la alimentación, no será deducible.

c) Art. 93. 

• Es necesario que los viáticos sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe esta circunstancia con los comprobantes fiscales correspondientes.

d) Art. 152.

Excepción de comprobantes fiscales para viáticos:

• Las personas físicas que reciban viáticos y los eroguen efectivamente en servicio del patrón, pueden no presentar comprobantes fiscales hasta un 20% del total de los viáticos erogados en cada ocasión.

Requisito: No existir servicios para emitir comprobantes fiscales.

Límites para no presentar comprobantes:

• El monto que no se compruebe no debe exceder de $15,000 MXN en el ejercicio fiscal.
• El monto restante de los viáticos debe ser erogado mediante tarjeta de crédito, débito o de servicio del patrón.
• Reembolso de la parte no erogada:
• La persona física debe reintegrar cualquier parte no erogada.
• Si no se reintegra, no será aplicable lo dispuesto en este artículo.

Exención de ingresos:

• Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISR), si se cumplen los requisitos del artículo 28, fracción V de la Ley.

Exclusiones:

• Lo dispuesto en este artículo no aplica para gastos de hospedaje y pasajes de avión.

4. Fundamentos: Tesis IX-P-2aS-404 y Tesis IX-J-2aS-67. Nieto Samaniego, Rosa Angélica (2020). 

La materialidad de las operaciones en el Derecho Fiscal, en Simposio de Magistrados del TFJA 2019. ISBN: 978-607-8140-28-2.

Requisitos para acreditar la materialidad de las operaciones

• Valor limitado del CFDI
• Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) no prueba por sí solo la existencia real de una operación si no está respaldado por una actividad material real.
• El artículo 69-B del CFF no modifica hechos pasados, solo pone en evidencia la inexistencia de la operación original.

Viabilidad de acreditar materialidad

Emisor del CFDI: Debe demostrar que la operación realmente ocurrió. Si el tercero receptor presenta pruebas de que la operación existió, no será necesario corregir su situación fiscal.

Objetivo de la autoridad fiscal: Identificar a quienes emiten comprobantes fiscales sin sustento real, no eliminar efectos fiscales ya generados por operaciones existentes.

Diferencias en la carga probatoria

Emisor: Debe demostrar capacidad material, lo cual implica que cuenta con los activos, personal, e infraestructura necesarios para realizar las operaciones.

Receptor: Debe probar que recibió efectivamente el bien o servicio y que este se usó para su actividad económica, conforme a los artículos 31 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y 5 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA).

Criterios jurisdiccionales

• El CFDI por sí solo no acredita la materialidad de las operaciones. Esto está establecido en la Tesis 1a. CXCVII/2013 de la SCJN.
• La autoridad fiscal y los tribunales deben analizar el conjunto de pruebas presentadas (conocido como adminiculación), ya que no existe un listado cerrado de documentos para acreditar la materialidad de las operaciones.
• El valor de las pruebas dependerá de su conjunto y contexto, y no de un único tipo de evidencia.

Determinación de los gastos estrictamente indispensables

• Para que un gasto sea considerado estrictamente indispensable, debe ser directamente necesario para la actividad del contribuyente (Tesis IX-J-2aS-67).
• La denominación de la cuenta contable no determina si un gasto es estrictamente indispensable; lo relevante es la naturaleza de la operación que dio origen al gasto.

Posibles pruebas para acreditar la materialidad de los viáticos:

Comprobantes fiscales (CFDI):

• Facturas electrónicas que respalden los gastos realizados (alojamiento, transporte, alimentación, etc.).
• Comprobantes de pago relacionados con los viáticos.
• Comprobantes por servicios de transporte (boletos de avión, tren, autobús) o uso de automóvil (facturas por alquiler de autos, tickets de gasolina, etc.).

Informe de viaje o de misión:

• Un informe detallado que describa los fines y objetivos del viaje, incluyendo las actividades realizadas durante el viaje y la justificación del propósito relacionado con la actividad económica del contribuyente (por ejemplo, participación en un seminario, reunión de trabajo, etc.).

Itinerario del viaje:

• Un documento que detalle el itinerario del viaje (fechas, lugar de destino, actividades realizadas) y cómo estos se vinculan con la actividad empresarial.

Recibos y tiquetes de hospedaje:

• Recibos de pago por el hospedaje, que indiquen claramente el periodo de estancia y el monto de los gastos.
• Tiquetes de hotel o facturas de alojamiento que coincidan con las fechas y lugar del viaje.

Tarjetas de crédito o débito:

• Extractos bancarios o pagos con tarjeta de crédito/débito que muestren el uso de fondos para cubrir los viáticos (alimentación, transporte, alojamiento). En caso de que se utilicen tarjetas corporativas, es aún más relevante contar con estos registros.

Reportes de kilometraje (si se utilizó automóvil propio):

• Bitácoras de viaje o informes donde se indique el uso del automóvil particular para fines del trabajo, especificando los kilómetros recorridos y el monto de los gastos de combustible.
• Comprobantes de pago relacionados con el kilometraje, como gasolina o renta de vehículos.

Declaraciones fiscales o informes anuales:

• Declaraciones fiscales que respalden que los viáticos fueron correctamente reportados como parte de los gastos necesarios para la actividad del contribuyente.
• Documentación de la empresa que pruebe que los viáticos están relacionados con la actividad empresarial (por ejemplo, acuerdos de trabajo, políticas internas de viáticos, etc.).

Firma y aceptación del beneficiario:

• Firmas de recepción de los viáticos por parte de la persona que recibió el dinero, lo cual garantiza que fue utilizado conforme a lo acordado y en beneficio de la actividad.

Correspondencia o evidencia de la actividad:

• En algunos casos, la correspondencia relacionada con la actividad realizada durante el viaje (por ejemplo, invitaciones a seminarios, conferencias, o cartas de las empresas relacionadas, correos, WhatsApp) puede ser útil para probar que el viaje fue legítimo y relacionado con el trabajo.

Informe del jefe o supervisor:

• Informe o carta del superior que acredite que el viaje fue autorizado y realizado para fines laborales o relacionados con la empresa.

Conclusión

Los viáticos y reembolsos son deducibles y están exentos de cargas tributarias si se comprueban, documentan y se relacionan directamente con la actividad laboral de la empresa y del trabajador. Su correcto tratamiento fiscal es clave para evitar sanciones y asegurar la deducibilidad.

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